Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров | Ваш Юрист

Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспорта сотрудника в личном деле. При этом требуется согласие сотрудника на хранение таких данных.

Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, от 30.07.2013 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 N 15АП-16132/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13).Поскольку в вопросе Вами не представлена информация о заявленной работодателем цели обработки персональных данных, оценить правомерность хранения каждой из них с точки зрения соблюдения работодателем положений законодательства о защите персональных данных не представляется нам возможным.
Обязан ли работодатель хранить копии уволенных сотрудников. Если да, то каким документом это подтверждается. Или надо их сразу.

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов: за это компанию оштрафуют

Поэтому нецелесообразно заводить еще одну специальную папку для того, чтобы хранить дополнительные копии тех же документов. Лучше принять меры к тому, чтобы упорядочить работу с персональными данными и ограничить к ним доступ (поместить в закрывающиеся шкафы, выдавать уполномоченным лицам строго под роспись и т. п.). Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Рекомендации к формированию дел также приведены в , одобренных Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этих документах, необязательно ( введения к Правилам, одобренным ).

В соответствии со статьей 2 Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «О персональных данных» персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.
Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Например, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного заявления выдать сотруднику копии запрашиваемых документов, связанных с работой. Никаких исключений для сотрудников, которые уже были уволены из организации, трудовое законодательство не устанавливает.
Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами: трудовой договор; приказы о приеме на работу и других событиях; анкету сотрудника; обязательно трудовую книжку.
Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.
Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.).

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

Согласно статье 6 Закона «О персональных данных» обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Ответ на вопрос: Хранить любые копии личных документов работников рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
Можно ли хранить копии документов работника, содержащие персональные данные (паспорта, свидетельства о рождении детей, о браке, ИНН и т. д.), в его личном деле? Или для этого должна быть заведена специальная папка?

Прием на работу – Общий порядок приема на работу

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе Что принято и вступило в силу в этом месяце. В организации содержатся в их . Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие.

Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на сотрудников в личном деле сотрудников хранятся копии российского и заграничного паспорта. Можно ли хранить данные документы в личном деле сотрудника?

Что касается копий документов, то в связи с тем, что личные дела в вашей организации не ведутся, то копии указанных документов лучше уничтожить.

Поэтому даже после увольнения сотрудника работодатель по его письменному запросу обязан представить копии запрашиваемых документов, связанных с работой, например, приказа об увольнении или справки о зарплате.

Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров

После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т. е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения. Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т.
Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его персональным данным (ч. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст. Далее следует выявить, в каких именно документах они будут содержаться. Перечень персональных данных и документов, их содержащих, надо зафиксировать в локальном нормативном акте, посвященном вопросам работы с персональными данными.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку и хранение их персональных данных. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2019 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Россия, Кемерово #3[500676] 11 октября 2017, 4:42 Мы тоже хранили приказы в папках по годам, но сказали складывать к личным делам Просто уже непонятно на что ориентироваться, что правильно, а что нет… Что инспекторы от себя выдумывают, а что законно… Как быть тем кто в формулировках закона не может сам разобраться?

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к тудовой деятельности гражданина.
В соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель обязан не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.